El “off the record” es una figura que se emplea en el mundo periodístico/noticioso para hacer referencia a informaciones que una fuente da a un periodista de forma confidencial o extraoficial. El periodista se compromete a no desvelar la fuente.  Se ampara en el secreto profesional o confidencialidad que lo restringe o frena de  revelar la información si así lo pide la fuente. O hacerlo pero sin atribuir el origen. 

“Extraoficial” o “Off the Record” es una frase que puede utilizar un periodista o comunicador durante una entrevista o conversación. Algunos comunicadores o fuentes pueden desear permanecer anónimos, pero proporcionar información útil a un miembro de los medios de comunicación. 

Algunos medios pueden querer conocer mejor a una fuente o comunicador, sin que la fuente se preocupe por convertirse en el punto focal de una historia. Esas conversaciones también pueden ser extraoficiales.

Si nadie considera que una conversación sea extraoficial o establece reglas de antemano, la mayoría de los periodistas aceptarán la información recopilada como “oficial”.  Por lo que debe aclararse.

Associated Press publicó un debate sobre las reglas de registro y extraoficial, porque no todo el mundo tiene la misma definición de extraoficial. Es importante aclarar siempre una definición antes de una entrevista o conversación, si es necesario. Estas son las definiciones de AP:

“On the Record – En el registro: la información puede utilizarse sin reservas, citando a la fuente por su nombre”.

“Off the Record – Fuera del registro: la información no puede utilizarse para su publicación”.

Algunas conversaciones también pueden incluir la frase “en segundo plano”. Esto se define como: “La información puede publicarse, pero solo bajo las condiciones negociadas con la fuente. Generalmente, las fuentes no quieren que se publiquen sus nombres, pero aceptarán una descripción de su cargo”.

El uso del off the record en gestión de crisis

En comunicación de crisis, la transparencia debe ser siempre uno de los pilares que sustentan la relación de una compañía con sus públicos de interés. Entre ellos, están los medios de comunicación. La transparencia y los off the records, a priori, no se perciben de buena manera, por mucho que pueda parecer que al revelar información se esté siendo transparente.

Entonces, ¿se debe usar el off the record en comunicación de crisis? En determinadas ocasiones (muy excepcionales) sí resulta muy útil trasladar información reservada a un periodista. Por ejemplo, cuando nos enfrentamos a una crisis corporativa. En este caso, el objeto es contextualizar el episodio crítico. Para que el periodista comprenda los hechos en profundidad, un portavoz (la fuente de la compañía) puede aportar  información de corte confidencial.

La metodología para realizar este tipo de encuentros entre el periodista y el portavoz de la empresa (normalmente el director de comunicación o un alto cargo de la misma) pasa, en primer lugar, por dejarle muy claro al periodista antes de cerrar el encuentro los términos del mismo. Se debe hablar claramente, sin tapujos, de las reglas que imperan en todo off the record y que el periodista confirme la aceptación de las mismas. Esto debe ser un requisito indispensable para no asumir riesgos y no encontrarte después publicado lo que no deseabas.

Una vez se produce la reunión, no está de más ‘escenificar’ de nuevo, ante el periodista, que se va a utilizar el off the record.

Uso perverso del off the record

Debería ser una premisa siempre que el off the record en gestión de crisis no se utilice con fines espurios como tratar de desviar la atención del caso que nos ocupa con informaciones relativas a terceros. Es decir, intentar salvaguardar nuestra reputación dándole al periodista información comprometida de terceros. En este caso, estaría haciéndose un uso perverso de la información y no es lo más recomendable.

Por tanto, como asesores expertos en comunicación de crisis, aconsejamos utilizar esta práctica lo menos posible, solo cuando sea necesario aportar información que ayude a profundizar en el conocimiento de un hecho crítico que afecta a una organización. Y siempre y cuando los términos del encuentro y las reglas estén perfectamente claros para el periodista, para garantizar así que, una vez mantenido el encuentro, la situación de la compañía haya mejorado respecto al punto de partida.