Cuando una organización no comunica lo que hace, por muy bueno que esto sea, simplemente nadie se enterará. La realidad cotidiana dominicana y en el mundo,  nos entrega cientos de ejemplos que validan la famosa “teoría del cacareo”. Esto no significa que el vocero debe aparecer de manera constante en los medios y poniendo en riesgo la imagen corporativa por la sobre exposición.

Las empresas requieren tener una comunicación permanente, planificada y coherente con las acciones que emprende siendo la mayoría de veces proactivos en el esfuerzo. Lamentablemente muchas organizaciones toman la actitud de huir de los medios por temor, ignorancia en el manejo, inseguridad, entre otras razones, demostrando que no hay dominio del tema y falta de coordinación.

Aquellas empresas que no comunican nada, se enfrentan en numerables ocasiones a situaciones difíciles ya que terceros le marcan la agenda.  Si realmente se desea tener éxito con los medios de comunicación, entonces es importante que las empresas y sus voceros estén accesibles en todo momento (24/7) para la prensa.  Pensar que los medios de comunicación son prudentes y evalúan la conveniencia de horario para solicitar la información, es errado.   A menos que sea una figura famosa debe tratar de siempre acceder a las solicitudes que le haga la prensa

Los voceros son aquellas personas que tienen la autoridad emanada por el cargo que ejercen y las responsabilidades que atienden dentro de cualquier organización, para dar declaraciones a los medios de comunicación. Se convierten en la voz de dichas compañías e instituciones.

Los periodistas, como la mayoría de los humanos, les gustan escuchar un «sí»  como respuesta a los requerimientos.  Un «sí» oportunamente, se convierte en el dulce néctar para los oídos de los medios, teniendo en cuenta que su responsabilidad y función es proveer información a los ciudadanos de manera confiable y oportuna.

Por supuesto que se podría decir que no a algunas de estas  oportunidades. Pero nunca se sabe las puertas que estará cerrando a futuras oportunidades, al decir que no cuando la ocasión se presente. El primer paso de una comunicación exitosa con el público consiste en desarrollar un plan para la emisión del mensaje.  El mensaje es su tema erigido a una audiencia con un objetivo o fin único, lograr convencer o influir en alguien de que haga o deje de hacer algo.

Según Stephen Hess, especialista en comunicaciones, un buen vocero en el nivel gubernamental, dedica hasta el 50% de su tiempo de trabajo a responder preguntas de la prensa; el 25% lo destina a mantenerse informado y atender los asuntos de la agencia, y el 25% restante lo usa para la generación de materiales y eventos.

En un mercado tan competitivo, la diferenciación entre productos es cada vez más estrecha y exige audacia e innovación para hacer valer las diferencias. La difusión periodística permite la construcción de la imagen de la empresa y el posicionamiento industrial.

La estrategia con los medios debe tener como objetivo primario transformar lo que la empresa comunique en noticia y, de esta manera, aumentar la credibilidad del material difundido, tener una mejor aceptación en la opinión pública y diferenciarse claramente de la publicidad.

Encuestas recientes realizadas en España, determinan que el 87% de los encuestados opinaba que los beneficios de ser noticia revertían en imagen de empresa y el 54% en prestigio de marca.  De ahí, que cada vocero debe trabajar en la planificación de su horario para satisfacer los deseos de los medios de comunicación.