No tener problemas…el mayor obstáculo de una organización

«Nuestras ventas están aumentando, los clientes están satisfechos. Nuestro negocio va por buen camino y no tenemos problemas por los cuales preocuparnos» – Me comentaba el Director de una empresa al preguntarle cuáles eran las áreas más débiles que consideraba que debían mejorar. Un año después, los problemas salieron a la luz causando un gran daño a esta empresa.

Si hay algo o alguien que no tenga problemas, no está vivo. Los problemas son parte de la vida y hay que hacer el esfuerzo para identificarlos a tiempo y resolverlos. Cuando una organización alega que no tiene problemas, no se está dando cuenta que ese ya es el peor problema que puede tener. 

Existen dos razones por las cuales una organización afirme que no tiene problemas:

  • El personal los está ocultando
  • No se están realizando análisis, por lo que permanecen escondidos.

Cualquiera de estas dos razones representa una bomba de tiempo para la empresa que puede explotar en cualquier momento. Las peores enfermedades del ser humano son aquellas que por lo general presentan poco o ningún síntoma. Y es por esto que es recomendable realizar chequeos médicos cada cierto tiempo para detectar los inconvenientes a tiempo.

Lo mismo pasa con las organizaciones. Las peores enfermedades de una organización son aquellas que no presentan síntomas y cuando lo hacen ya es muy tarde y el daño está hecho. Para evitar esto es necesario que las organizaciones realicen «chequeos médicos» cada cierto tiempo.

¿Cómo puede hacerse esto?

  1.  Recopile información. La mayor debilidad de las empresas es que no se preocupan por recopilar datos para su posterior análisis. Es necesario recopilar datos no solo de los ingresos por ventas, sino también de los costos, retroalimentaciones de los clientes (quejas, estudios de satisfacción), del mercado y competidores, etc. La mejor forma para conseguir información, es estableciendo indicadores en los procesos de la organización.  Recopilar y analizar estos datos puede darle una pista en donde podrían estar escondidos los problemas.
  2. Analice la información. Recopilar datos y no hacer nada con ellos es una pérdida de tiempo. Los datos se recopilan para analizarlos y poder sacar conclusiones. No se necesitan softwares caros para realizar esto. En mi experiencia, Microsoft Excel ha sido una herramienta poderosa para realizar buenos análisis. A la hora de analizar los datos no utilice solo los promedios, también analice las desviaciones estándares, así como Mediana y la Moda. Procure utilizar gráficos de barras, tendencias y diagramas de caja. Siempre es bueno analizar la información de forma analítica y gráfica. A partir de estos análisis puede sacar conclusiones para luego tomar una decisión. Este es el concepto de decisiones basada en hechos.
  3. Establezca un tiempo para realizar análisis de datos y/o presentar informes. Es recomendable tener un tiempo establecido para esto. En mi experiencia he tenido buenos resultados realizando análisis mensuales y trimestrales, sin embargo esto varía dependiendo de la complejidad del negocio, el volumen de las ventas, cantidad de operaciones, etc.
  4. Realice Auditorías Internas.  Las auditorías internas son una excelente herramienta para descubrir oportunidades de mejora. Enfoque las auditorías internas no solo al cumplimiento de procedimientos, sino también al negocio. Evalúe como se recopila y se analiza la información, el desempeño de los indicadores y objetivos, etc. La idea con las auditorias internas es identificar fortalezas y debilidades.
  5. Motive al personal a no esconder los problemas. Puede sostener reuniones diarias o semanales para incentivar al personal que participe en la búsqueda de oportunidades de mejora y soluciones a los problemas existentes o potenciales. También en estas reuniones se puede analizar conjuntamente los datos recopilados a través de los indicadores de los procesos. Estas reuniones pueden servir de base para crear una cultura en donde el personal esté consciente de que es mejor presentar los problemas en vez de ocultarlos.

Si considera que no tiene problemas en su empresa, es hora de preocuparse. Todas las empresas tienen sus fortalezas, así como sus debilidades. Desde las más pequeñas con tres empleados, hasta las multinacionales con miles de empleados. Ocultar los problemas puede hacerle mucho daño (incluso irreparable) a su organización. Identificar los problemas a tiempo facilita su solución y fortalece su posición en los mercados tan competitivos de hoy en día. Como dice el dicho: «Es mejor prevenir que lamentar».

Este artículo fue escrito por Rafael Mateo, Gerente de Proyectos de Suprema Qualitas. Vicepresidente de Tecnología de PMI Rep. Dominicana. Ingeniero Industrial egresado Magna Cum Laude de la PUCMM. Project Manager Professional (PMP), Certified Quality Engineer (ASQ-CQE). Auditor Líder de Sistemas de Gestión de Calidad ISO 9001:2008 (IRCA Certified). Miembro Senior de la American Society for Quality (ASQ) y miembro del Project Management Institute (PMI). Cuenta con cinco años de experiencia en la implementación de Sistemas de Gestión de la Calidad bajo la normativa ISO 9001:2008 en los sectores de Construcción, Control de Plagas, Logística, Servicios y Gubernamentales

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