Alguna vez ha analizado cuanto tiempo de su día dedica para contestar correos electrónicos.  Si recibe un promedio de 100 correos diarios, al ano serian 36,000, y esto es siendo conservadores.  Estudios revelan que más del 68% de los ejecutivos dedican un 30% de su tiempo diario en promedio para contestar correos, en lugar de enfocarse en tareas productivas que generen ingresos.

Aquí le proveemos algunas sugerencias para el manejo eficiente de su tiempo y correo:

Evaluar

No todos los correos requieren contestación inmediata, pero si todos los correos requieren una acción de parte suya.  Puede decidir contestar, no contestar, salvar, eliminar, o postergar las respuestas.  Tenga en cuenta los siguientes:

•  Quien es el remitente? Es su jefe, cliente, potencial cliente.  Si es así, conteste dentro de un marco de tiempo razonable.
•  Urgencia del correo? El contenido del mismo es tan crucial que requiere que usted deje a un lado todo lo que está haciendo para enfocarse en dicha tarea.  Está comprobado que menos del 10% de sus correos requieren de una atención así.
• El contexto del correo? Si es importante para algún trabajo o proyecto que esté realizando en la actualidad o en un futuro cercano. Tiene un plazo de tiempo de vencimiento. Póngale atención.
• Que acción requiere de usted? Es sencillamente contestar o necesita hacer otras cosas antes para completar la tarea.  Visualice claro que pasos debe dar.

Reduzca las copias y Comunicacion innecesarias

Defina con su equipo que tipo de comunicación usted desea que le copien.  Establezca las prioridades para no llenar su bandeja de entrada. Priorice los temas que tratara cara a cara o a través de una llamada.  De igual manera, sea considerado con los demás, conteste y copie solo a aquellos que requieren estar informados. Obvie mientras pueda el reply to all.

Establezca un horario

Defina un horario específico al día para revisar y contestar sus correos electrónicos.  Puede ser temprano en la mañana de 8 a 9 am y luego al final de la tarde de 4:30 a 5:00 pm. A menos que este fuera de la oficina, trate de no revisar y contestar a través de su BlackBerry o iPhone.  Enfoque dicho tiempo en tareas más productivas, generadoras de valor.

Diseñe la manera de comunicarse

•  Confeccione sus mensajes teniendo en cuenta al receptor y el contexto del mismo.  Le sugerimos evitar los correos para informaciones negativas o noticias sensitivas.  Tampoco utilice su correo para desglosar planes o estrategias.
•  Los correos son una vía rápida para comunicarse pero recuerde que una llamada telefónica o encuentro cara a cara puede ser más enriquecedor y efectivo.
• Para evitar confusión, sea claro en lo que solicita, establezca las fechas límites de entrega.
• Incluya una fuerte descripción del tema.  Sea conciso, utilice palabras que llamen la atención.
• Utilice cifras y bullet points.  En especial si trata de diversos temas, identificarlos, ayudara a l recipiente a una mejor lectura y contestación.
• Tenga noción del tiempo.  Si le tomara más de 15 minutos escribir el mensaje deseado en un correo, considere mejor una reunión o llamada telefónica.
• Trate de cubrir todo lo necesario en el mismo correo para evitar que se deriven múltiples sobre el mismo tópico.
• Si esta disgustado, piénselo antes de contestar por correo. Es mejor pensar antes de actuar, ya que lo escrito, escrito queda.

El tiempo es uno de los recursos más valiosos para el hombre.  No podemos retroceder el tiempo, por lo que debemos aprovecharlo.  Utilice su tiempo de manera efectiva y eficaz, enfocándose en las actividades que le generen beneficios.  Aplique estas simples sugerencias y deje de ser esclavo de su correo electrónico.

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